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KMU  09.01.2023

Telefonanlage für KMU: A1, Zoom oder 3cx?

Erfahrungsbericht, Test und Ergebnis der Umsetzung aus unserem eigenen Haus: Wie man als KMU heute eine zukunftssichere Telefonanlage bekommen kann, die geringe Kosten zum Start mit zukunftssicherer Technologie erlaubt, zeigen wir hier.

Die ISDN-Anlage in unserem Verlag ist nun schon einige Jahrzehnte alt und hat bisher gute Dienste geleistet. Doch Alter bringt auch Risiko mit sich, das Gerät wird schließlich nicht mehr gebaut und bei einem Ausfall von Komponenten wird Ersatz und Wartung schnell zu einem langen Desaster mit wirtschaftlichen Folgen. Einige Jahre des Suchens und Wartens liegen daher nun schon zurück, denn die 'kommenden' Lösungen der Telkos und Provider kamen einfach nicht. Und was es gab war dann doch nur teuer und rückständig, war nicht praxiserprobt oder der Support nicht gegeben. Diverse Hardware (Cisco Voip-Telefone, Voip-Router etc.) und Softwareteststellungen (a1, Magenta/upc etc.) kamen aus unterschiedlichen Gründen nie aus dem Testlabor in den Echtbetrieb.

Dabei sind die Anforderungen an die neue Telefonanlage gar nicht so außergewöhnlich oder extrem. Wir suchten nach:

  • Vier gleichzeitigen Leitungen zur Kommunikation
  • Sechs Klappennummern (bestehende: zweistellig plus '0' als Zentrale)
  • Intern weiterleitbar
  • optimal (auch) am Handy und unterwegs nutzbare Nummern, optional auch ausschließlich mit Smartphones als Endgeräten
  • bestehende Festnetznummer muss bestehen bleiben
  • Lösung soll wieder lange halten
  • möglichst geringe Investitionskosten
  • möglichst selbst administrierbar
  • möglichst keine Steigerung der Kommunikationskosten im laufenden Betrieb (eher das Gegenteil)
  • wenn geht, soll auch noch ein Faxempfang möglich bleiben


Schwung in die Angelegenheit kam in der Corona-Zeit durch einen Ausfall der A1, die unsere ISDN-Anbindung über mehr als eine Woche lahm gelegt hat. Mit dem schwindenden Vertrauen in die Telekom aus Tria und die ohnehin am Ende der Entwicklung und Verfügbarkeit befindliche ISDN-Technik brauchte es nun dringender Ersatz.

Zoom als virtuelle Telefonanlage für Unternehmen

Und der hat sich auch durch Corona eigentlich schon vor uns aufgetan: Zoom, das Videokonferenzwerkzeug, hat auch einen Zoom-Phone-Dienst aufgemacht. Der hat einigermaßen radikal ein Neudenken erzeugt und eine disruptive Lösung skizziert: Ein in den Videokonferenz-Client integrierter Telefondienst ist auf allen Plattformen verfügbar, verbindet Telefonate mit Videotelefonie (inklusive Wechsel zwischen diesen Welten innerhalb eines Gesprächs!), extrem günstige Telefongebühren, Bonus durch gemeinsame Pakete und mehr.

Liest sich am Papier sehr gut und technisch durchaus wegweisend - inklusive Anbindung der 'realen' Welt abseits von Zoom und derer Hardware. Hinter dem 'Bestellen'-Knopf sieht es dann aber doch etwas anders aus. Das beginnt schon bei der Bestellung, die online in Europa nicht klappt - erst der Chat mit dem Support nimmt die Hürde (allerdings nicht mit bravour, sondern mit einem eher peinlichen Aussenauftritt für Zoom). Diverse Fragen und Briefing-Eckpunkte von oben konnten überhaupt erst nach der Bestellung (!) geklärt werden, weil Zoom dazu nur gegenüber bestehenden Kunden mit Lizenzvereinbarung bereit war, Auskunft zu geben.

Nun gut, auch das wurde positiv beauskunftet, nachdem die erste Monatszahlung erfolgt war. Sogar zur Rufnummernübernahme kam es (am Papier), nachdem sich in der Web-Oberfläche herausgestellt hatte, dass Zoom gar keine zweistelligen Nebenstellen umsetzen kann. Was noch schwerer wiegt, war aber die Tatsache, dass Klappen nur (!) intern funktionieren, externe Anrufe gelangen immer zur Zentrale oder einem digitalen Assistenten, nie jedoch an eine gewählte Klappe intern - Zoom hat hier offensichtlich vergessen, dass Unternehmen Nebenstellen mit Klappen auch für externe Anrufe brauchen...


In der Cloud bleibt man unabhängig von Hardware und Standort

Gezeigt hat sich das (auch für den Zoom-Support) offensichtlich erst bei der Implementierung vor der Rufnummernmitnahme. Und es war dann vermutlich gut, dass auch diese nicht funktioniert hatte - nach Anlieferung vieler Papiere und Nachweise an Zoom, die dafür ausreichen müssten, kam keine Reaktion mehr von Zoom. Spätestens hier haben wir resigniert und den Vertrag wieder gekündigt - was zwar in den Bedingungen stand, aber erst durch den Eingriff des Supports wieder möglich war. Hier sind die Versprechungen auf der Website keinesfalls mit der Umsetzung ident, so gut die Videokonferenz funktioniert, so weit von der Einsatzbereitschaft ist oder war die Umsetzung der Telefonie bei Zoom für uns.

Die Rettung aus Kärnten bzw. der Cloud: 3cx

Nach dem Ausflug in die USA kam uns ein heimischer Partner in den Sinn, den wir zuvor nicht am Radar hatten: Hostprofis 3cx bietet Telefonanlagen in der Cloud. Die Anforderungen der Liste oben waren dort schnell abgeklärt und mit der Lösung leicht machbar - und noch viel mehr. Zur Sicherheit hat man uns auch schnell eine Testmöglichkeit geöffnet, mit der ein Realbetrieb simuliert werden konnte - wir haben damit auch festgestellt, dass wir uns die Einrichtungskosten sparen können, denn das Know-How für die Einrichtung haben wir im Haus. Praktisch ohne Setup-Kosten starten zu können, hat auch noch einen finanziellen Vorteil vom Start weg gebracht - danach ohnehin, denn monatliche Kosten und Telekom-Tarife sind hier wirklich ein großer Sprung von unserer bisherigen ISDN-Anlage.

Dann kam es zum Antrag der Rufnummernportierung mit Bauchweh nach den geschilderten Erfahrungen bei Zoom - unbegründet, bei Hostprofis hatte man die Sache nicht nur im Griff, sondern war proaktiv schon immer einen Schritt weiter wie wir. Heißt: Wir hatten immer das alles schon im Haus, was wir als nächstes anfordern wollten. Fast schon hellseherisch - und immer hilfsbereit, wenn doch noch eine Frage offen blieb.

Die Inbetriebnahme der neuen Telefonanlage war dann auch ein Ding ohne Ausfall-Tage, mit geringer Setupdauer und vor allem: Immer mit der Sicherheit, dass alles funktioniert. Wir hatten schließlich bereits alles vorab getestet und eingerichtet, bevor es soweit war. So muss das sein - und die Erfahrungen, die wir dabei gesammelt haben, sollen unseren Lesern nun zugute kommen. Schließlich soll niemand den gleichen leidvollen und teuren Weg gehen müssen, um eine für die Zukunft und alle aktuellen Anforderungen gerechte Telefonie-Lösung zu erhalten. Unsere 3cx ist jedenfalls skalierbar und voller Funktionen, die die Telefonanlage nun wieder einige Jahrzehnte mitwachsen lassen wird.

Ansagetexte, Warteschleifen
Als kleines PS dazu noch die letzten Schritte nach der Inbetriebnahme: Wir haben neue Ansagetexte bekommen, eine Warteschleifenmelodie angelegt und die anderen Audio-Blöcke personalisiert. Mit Premiere Pro lassen sich die Audiodateien leicht exportieren (8000 bps, WAV unkomprimiert 16bit), die Inhalte stammen von Artlist (Musik) und Speechelo (Texte aus der KI). Das ist ein schneller Weg, auch ohne eigene Aufnahmen rasch brauchbare Texte mit Musikuntermalung zu erhalten. Das wäre nun auch erledigt, die Anlage darf in Betrieb gehen ;-)

Fotos: Adobe Stock/dilok

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#Telefon #ISDN #Telefonanlage #Cloud #Zoom #A1



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